Neulich im Büro:
Zeitfresser E-Mail – das muss nicht sein!
Sie ahnen, wie es weiter geht: Schon jetzt wurden sieben E-Mails geschrieben, abgeschickt, bemerkt, gelesen, beantwortet … und die Verabredung steht noch nicht. E-Mails sind daher so lästig, weil sie viel öfter geschickt werden als nötig und viel öfter beantwortet als erwünscht. Reduzieren wir das Gefühl beim anderen, antworten zu müssen, sinkt unser E-Mailaufkommen, also:
- Schreiben Sie nur dann, wenn es wirklich notwendig ist. Themen wie die gemeinsame Mittagspause sprechen Sie besser am Telefon ab – das geht schneller! Und überlegen Sie, das Telefon ebenfalls geeigneter ist. Oder der persönliche Kontakt.
- Senden Sie die E-Mail nur an die Menschen, die sie wirklich lesen müssen – je weniger Empfänger desto weniger mögliche Beantworter. Tipp: Wer in Kopie steht, fühlt sich weniger verpflichtet zu antworten.
- Fragen Sie nur, was Sie zu diesem Zeitpunkt unbedingt wissen müssen – und nicht später persönlich oder am Telefon klären können. Fragen Sie klar, direkt und gut gegliedert, sollten es mehrere Fragen sein – gerne mit Aufzählungsnummern davor.
- Beschränken Sie sich auf das E-Mail-Thema – weitere z. B. private Themenanrisse provozieren Antworten.
- Beschränken Sie sich auf das Notwendige – desto weniger kann beantwortet werden.
- Schreiben Sie verständlich! So bekommen Sie keine Nachfragen zurück.
- Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff: So lässt sich ein Schriftwechsel schnell wiederfinden. Voraussetzung dafür: Ein Thema pro E-Mail!
- Machen Sie inhaltsgerechte Absätze nach drei bis fünf Zeilen – das erleichtert das (Zu-Ende-)Lesen und vermeidet Nachfragen nach bereits Geschriebenem.
- Schreiben Sie sachlich, genau und eindeutig.
- Lassen Sie dem Empfänger nur dort die Wahl, wo er sie haben muss – legen Sie alles andere fest, passt es ihm nicht, wird er sich melden; passt es ihm, ist er glücklich, dass Sie ihm Zeit sparen.
Die zeitsparende Lösung
Der Mailwechsel von oben könnte dann so aussehen:
Zusatztipp: Bleiben Sie freundlich trotz aller Kürze. Für „Bitte“ und „Danke“ ist immer Zeit.