Ob Sie in Ihren E-Mails klingen möchten wie eine Behörde, hängt von der Art Ihrer Beziehung zum Kunden/Adressaten ab. Aber glauben Sie mir: Nicht einmal Behördenmitarbeiter wollen auf Ihre Adressaten so wirken, wie sie durch ihre standardisierten Briefe im Behördendeutsch wirken …

„Schreibmodus“ durch imaginäres Telefonat durchbrechen

Manchem fällt es jedoch schwer, sich schriftlich ungezwungen und windungsfrei auszudrücken – entweder weil in der Schule formelles Deutsch gelehrt wurde oder weil er oder sie sich einen „Schreibmodus“ angewöhnt hat, der distanziert und hölzern klingt. Mein Tipp: Schreiben Sie, wie Sie sprechen: Stellen Sie sich ein Gegenüber am Telefon vor und überlegen Sie, wie Sie es diesem sagen würden. Dann schreiben Sie das auf, Wort für Wort. Anschließend bereinigen Sie lediglich, machen z. B. aus Halbsätzen ganze.

Im Folgenden empfehle ich Ihnen einige Ideen, wie Sie die bürokratische Phrase durch eine moderne, frische Wendung ersetzen:

Vorgesprächsbezug:

Gemäß unserem gestrigen Telefonat zum Thema … schicke ich Ihnen …
Gestern haben wir am Telefon über … gesprochen. Nun erhalten Sie dazu …

Bezugnehmend auf Ihr Anliegen in Ihrem Schreiben …
In Ihrem Brief fragten Sie/sprachen Sie an …

Empfangsbestätigung:

Wir bestätigen Ihnen hiermit den Erhalt Ihres Angebots und des Anhangs.
Ihr Angebot und den Anhang haben wir erhalten.

Mit großem Interesse haben wir Ihr Angebot gelesen.
Ihr Angebot interessiert uns sehr.

Ihr Schreiben ist bei uns eingegangen.
Ihr Brief hat uns erreicht.

Anhangformel:

Anhängend erhalten Sie die gewünschten Unterlagen.
Die gewünschten Unterlagen erhalten Sie im Anhang.

Beiliegend senden wir Ihnen die gewünschten Unterlagen.
Die gewünschten Unterlagen hänge ich an.

Handlungsaufforderung:

Bei Interesse/Fragen / Zwecks Anmeldung melden Sie sich telefonisch unter 0111 23456-78.
Bitte rufen Sie uns an, wenn/damit … : 0111 23456-78.

Ihre … erwarten wir per E-Mail an bsp@firma.de zu erhalten.
Bitte schicken Sie uns Ihr … per E-Mail an bsp@firma.de.

Rückfrageformel:

Für Fragen stehe ich gern zur Verfügung.
Richten Sie Ihre Fragen gern an mich.
Bitte sprechen Sie mich an, wenn Sie Fragen haben.

Durch diese Formulierungen begeben Sie sich auf Augenhöhe Ihres Adressaten, laden ihn ein zur Kommunikation und machen sich für ihn erreichbar. Und dadurch erreichen Sie auch ihn.