Im Geschäftskontakt gilt: Eine E-Mail sollte innerhalb von 24 Stunden (werktags) beantwortet werden.

Ist der Empfänger in diesem Zeitraum nicht da, hilft er dem Absender durch eine entsprechende Abwesenheitsnotiz weiter, die dieser automatisch erhält.

Einmal erhielt ich folgende Abwesenheitsnotiz:

Wenn Mitarbeiter sich durch ihre Einstellung zum Arbeitgeber kompromittieren

Nun bin ich ein humorvoller Mensch – meistens. Aber welches Verhältnis zu ihrer Arbeit, ihrem Arbeitsplatz und ihren Adressaten könnte man anhand dieser Abwesenheitsnotiz der Absender-Person unterstellen? Immerhin hat sie keine Kontrolle darüber, wer diese Zeilen erhält: Jeder, der ihr eine E-Mail schickt, erhält sie. Auch ihr Chef, wichtige Partner etc.

Wenn Mitarbeiter sich durch ihre Einstellung zum Arbeitgeber quasi öffentlich kompromittieren, ist es spätestens Zeit einzuschreiten. Als Vorgesetzter, als Kollege – denn das Bild, das die Absender-Person von sich zeichnet, fällt auf das Unternehmen zurück.

Aussagekräftige Abwesenheitsnotizen sind wichtig!

Eine Abwesenheitsnotiz sollte daher freundlich und sachlich gehalten werden und vor allem Folgendes enthalten:

• Frist: Am 13. April bin ich wieder im Büro.
• Alternativkontakt: Bei einem sehr wichtigen, unaufschiebbaren Anliegen erreichen Sie mich mobil unter 0170 1234567.Vertretung: In der Zwischenzeit übernimmt XY meine Aufgaben: xy@muster-firma.de oder 0111 23456-78
• Verbleib: Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet/weitergeleitet an meine Vertreterin XY.

Vorsichtig mit automatischen Weiterleitungen!

Achtung: Installieren Sie eine automatische Weiterleitung an eine Vertretung, sollten Sie sicher sein, dass keiner der möglichen Absender etwas dagegen hat, von Ihrer Vertretung gelesen zu werden! Peinlich für ihn wäre es, wenn er Ihnen eine E-Mail schreibt, um sich über Ihre Vertretung zu beschweren – und eben diese Person erhält diese E-Mail. Das wirft kein gutes Licht auf den Grad der Vertraulichkeit, mit der Sie Ihre E-Mails behandeln.

Ergebnis: informativ, freundlich, knapp

Wenn Sie möchten, können Sie dann noch Folgendes anfügen:

• Neutrale Anrede: Guten Tag,
• Dank: Vielen Dank für Ihre E-Mail!
• Grund: Zurzeit bilde ich mich fort. / Zurzeit bin ich im Urlaub.

Wenn Sie krank sind, lassen Sie den Grund weg – das geht niemanden etwas an. Ihre Abwesenheitsnotiz könnte dann so lauten: