Kennen Sie die weißen Briefe, die manchmal im Postkasten landen, und an deren klein gedrucktem Absender im Adressfenster Sie eigentlich schon ablesen können, dass es sich nur um Werbung handeln kann?
Eigentlich. Denn vorsichtshalber gucken Sie doch noch mal nach. Und natürlich ist es Werbung.
Höflichkeit gebietet Kennzeichnung des Anlasses eines Schreibens
Mich regt Werbung auf, die nicht schon von außen so aussieht: Addiert man die Sekunden, die ich für das Öffnen jedes dieser Briefe brauche, klauen mir die Absender bestimmt ein Jahr Lebenszeit. Als Werbung gekennzeichnete Briefe kann ich dagegen direkt wegwerfen, wenn mich das Unternehmen nicht interessiert.
Ebenso unhöflich finde ich eine E-Mail ohne Betreff: Ich muss sie erst öffnen, bevor ich weiß, ob sie jetzt gerade wichtig ist. Leider wird der Betreff in E-Mails noch immer unterschätzt.
Mein Tipp: Keine E-Mail ohne Betreff!
Und der sollte aussagekräftig sein: sachbezogen, möglichst informativ und kurz. Und damit das gelingt, ergibt sich quasi von selbst die Regel:
Immer nur ein Thema pro E-Mail!
Wollen Sie zwei Themen klären, schicken Sie zwei E-Mails – mit je einem passenden Betreff. Dann muss er Empfänger beim Antworten nicht erst anführen, worauf er sich bezieht, sondern kann kurz und knapp schreiben. Das spart ihm Zeit und Ihnen.
E-Mail-Gespräche sinnvoll führen
Entsteht daraus ein E-Mail-Gespräch, erscheinen mit der Zeit lauter „Re: Aw: Re: Aw: Re:“ vor dem Betreff – tun Sie sich und Ihrem Gesprächspartner den Gefallen und verkürzen Sie auf einmal „Re:“ oder „Aw:“. Und wechselt während des Gesprächs das Thema, ändern Sie entsprechend den Betreff – dann sehen Sie später leicht, ab wo im E-Mail-Wechsel Sie von Sache Nr. 2 gesprochen haben.
Betreff eindeutig und aussagekräftig wählen – für den Empfänger!
Ein aussagekräftiger Betreff hilft Ihnen beim Einordnen, Beantworten, Ablegen und Wiederfinden der E-Mail – niemand sollte auf ihn verzichten!
Denken Sie bei der Wahl des Betreffs bitte auch immer an den Empfänger: Vielleicht schicken Sie in einem Jahr nur ein Foto an Ihre Werbeagentur – die aber schickt täglich viele. Der Betreff „Foto“ griffe also zu kurz, „Foto vom Team Firma X für Zeitungsanzeige 03.11.2014“ dagegen hilft auch dem anderen, die E-Mail schnell einzuschätzen und über die Suche wiederzufinden.