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10 Tipps für weniger E-Mails

Neulich im Büro:

Mailflut

Zeitfresser E-Mail – das muss nicht sein!

Sie ahnen, wie es weiter geht: Schon jetzt wurden sieben E-Mails geschrieben, abgeschickt, bemerkt, gelesen, beantwortet … und die Verabredung steht noch nicht. E-Mails sind daher so lästig, weil sie viel öfter geschickt werden als nötig und viel öfter beantwortet als erwünscht. Reduzieren wir das Gefühl beim anderen, antworten zu müssen, sinkt unser E-Mailaufkommen, also:

  1. Sprechen Sie die gemeinsame Mittagspause am Telefon ab – das geht schneller! Und überlegen Sie, für welche Aktionen das Telefon ebenfalls geeigneter ist. Oder der persönliche Kontakt.
  2. Senden Sie die E-Mail nur an die Menschen, die sie wirklich lesen müssen – je weniger Empfänger desto weniger mögliche Beantworter. Tipp: Wer in Kopie steht, fühlt sich weniger verpflichtet zu antworten.
  3. Fragen Sie nur, was Sie zu diesem Zeitpunkt unbedingt wissen müssen – und nicht später persönlich oder am Telefon klären können. Fragen Sie klar, direkt und gut gegliedert, sollten es mehrere Fragen sein – gerne mit Aufzählungsnummern davor.
  4. Beschränken Sie sich auf das E-Mail-Thema – weitere z. B. private Themenanrisse provozieren Antworten.
  5. Beschränken Sie sich auf das Notwendige – desto weniger kann beantwortet werden.
  6. Schreiben Sie verständlich! So bekommen Sie keine Nachfragen zurück.
  7. Kennzeichnen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail aussagekräftig im Betreff [Link] – so lässt sich ein Schriftwechsel schnell wiederfinden. Voraussetzung dafür: Ein Thema pro E-Mail!
  8. Machen Sie inhaltsgerechte Absätze nach drei bis fünf Zeilen – das erleichtert das (Zu-Ende-)Lesen und vermeidet Nachfragen nach bereits Geschriebenem.
  9. Schreiben Sie sachlich, genau und eindeutig.
  10. Lassen Sie dem Empfänger nur dort die Wahl, wo er sie haben muss – legen Sie alles andere fest, passt es ihm nicht, wird er sich melden; passt es ihm, ist er glücklich, dass Sie ihm Zeit sparen.

Die zeitsparende Lösung

Der Mailwechsel von oben könnte dann so aussehen:

Mailflut2

Und jetzt bitte nicht antworten: Super, freu mich! …

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